求人サイトの運用に関する[本当によくある質問]に本気で答えるFAQ集。

求人サイトの運用に必要な体制は?

求人サイトを運用するにあたり、必要な人員体制を教えてください。また、具体的に運用といっても何をする必要があるのかも知りたいです。

求人サイトの運用業務全般

求人サイトを運用する上で一番重要なのは、なによりも求人情報の収集になります。

他のサイトの求人情報を勝手に掲載するわけにはいきませんので、まずは求人情報を掲載してくれる企業さんを集める必要があります。

となると、「営業」という業務が必要になってきます。結局求人情報が掲載されなければ、サイトとして稼働していないこととなるので、特にやることがなくなってしまうのです。

もちろん、営業以外にも、求人企業を集めるための広告をうったりなども考えられますが、実績のないサイトにむやみに広告を打ち出しても、掲載に至るまでのコンバージョンは当然ですが著しく低くなります。

このIT化が進んでいるご時世でも、なんとテレアポ営業が一番効率的な営業手段なわけですが、このテレアポも現在はアウトソーシング(外注)している企業も多く、アポイントを取得するところまでは、アウトソーシングして、実際にアポイントに伺うところからは運営者にて行うケースもあれば、アポイント取得から掲載契約までをすべてアウトソーシングに頼るケースもあります。

また、当然ですが、すべての営業業務を運営者にて行うケースもあります。

求人情報が集まらないと、運用のスタート地点にも立てない、という事をまず認識いただければと思います。

求人情報がある程度集まってからの運用業務

大きく分けると以下の業務が必要になります。

①求人企業が登録する求人情報の内容の確認・承認
②求職者からのエントリーや、スカウトの内容を確認
③お問い合わせへの対応
④企業への請求
⑤サイトへのコンテンツ追加

①から順番に説明していきます。

①求人企業が登録する求人情報の内容の確認・承認

これは、求人情報の承認の前に、まず求人企業の審査が必要となります。

運営側より営業をかけて人的にアカウントを渡している企業であれば、企業の審査・承認フローが必要ありませんが、サイト上から掲載申し込みがあった場合、即座にアカウントを開放して求人情報を作れるのではなく、一旦運営者による企業の簡易審査を設けております。

これは必須ではないのですが、極力その審査フローを入れた方が、企業と運営側に一定の緊張感が生まれます。

求人企業から費用を徴収するのであれば、企業に対してすべてが自動化されている感を見せすぎると、サイトが管理・監視されていないと認識され、よくない事案(成約課金なのに成約をごまかそうとするなど)を生じさせる可能性もあります。

企業の承認が終わり、アカウントへログインできる情報一式(ログインページのURL、ID、パスワード)を送付(運営管理より承認時に自動送付されます)してあげ、その時点で初めて企業は管理画面にログインできるようになります。

企業は管理画面にログインして、求人情報を作成すると、一旦承認待ちの求人情報として扱われ、運営者による確認が必要となります。もちろん運営管理画面で、簡単にそれらを管理・承認できるようになっているので、そんなに手間がかかることではありません。承認待ちの求人が発生したら運営者にメールが配信されますので、リアルタイムでの対応が可能となります。

平均して、ひっとつの求人情報のチェック・承認は問題が無ければ、3分以内(問題がある場合はそれよりかかります)に完了します。一旦承認した求人情報は、停止、再開が求人企業側で可能なのが一般的ですが、情報を編集して再開する際は再承認が必要で、情報の編集がなければ運営者による承認チェックは無でスルーで公開となります。

そうなると、例えば求人情報が1日に10件新規に登録されたとしても30分程度の時間しか要さないこととなります。

1日10件の新規求人という事は、1か月で300件前後の求人が集まる計算となるので、規模的には相当成長した段階でのお話となります。

求人情報の承認に関しては、上記の通り、運営管理画面での管理が可能となっているので、あまり時間をかけなくても、対応が可能となります。

②求職者からのエントリーや、スカウトの内容を確認

何時、どの求職者が、どの企業が掲載しているどの求人情報にエントリーまたはスカウトしており、ステータス(採用、不採用、面接待ち、放置など)はいつ変更されており、変更後何日経過しているのか。

これを管理する画面が無いと、大変です。

この管理機能が無いと、すべてエクセルやメールなどを追いかけて、何がどうなっているのかを確認する必要があります。

掲載期間での課金であれば、エントリーやスカウト後のアクションを追いかける必要がありませんが、成果報酬型の場合は、とことん商談を追いかける必要があります。

例えば、お祝い金が申請されているが、企業からの採用ステータスがたっていない場合は、企業が採用通知を忘れているケースがあります。

逆に企業から採用通知がされているが、お祝い金の申請がされていない場合も考えられます。

また、採用、不採用にも属さないステータスでずっと放置されっぱなしの場合の対応なども、その状況を即座にわかる管理機能が備わっていないと、把握ができません。

応募状況管理より、1日に1回は、応募の状況を確認して、問題がありそうな応募状況が存在したらすぐにそれを検知して、求職者や、求人企業に問い合わせる必要があります。

ただ、これも問題が無ければ、目視の確認のみ、という作業になります。よって、1日の動きを拘束するような業務とは言えないでしょう。

③お問い合わせへの対応

お問い合わせへの対応では、求職者からのお問い合わせや、求人企業からのお問い合わせなど、内容も様々考えられます。

内容によって対応業務も異なりますが、年間を通して、ユーザから生じるお問い合わせの内容はほぼ決まってきますので、これらの対応フローを構築しておけば、スムーズな対応が可能となります。

④企業への請求

請求書を発行して、企業へ郵送する、という業務は月に1回かならず必要となります。

運営管理画面にて、月ごと、企業ごとの課金額を確認でき、それをもとに請求書を発行します。

運営企業ごとに請求書の発行方法が異なりますので、拘束時間の計測が難しいのですが、おおよそ1日というところでしょうか。もちろんこの請求書の発行が大変=サイトが活性化している、という裏付けでもありますので、嬉しな悲鳴でもあります。

クレジットカードなどで振り込みを対応できないか?というご依頼もたまにありますが、求人企業がクレジットカードを持っていないケースが大変多く、せっかく実装しても使われないケースが大変多くあります。

⑤サイトへのコンテンツ追加

求人情報が求人サイトにとって一番重要度の高いコンテンツという事になりますが、読み物コンテンツ、特集コンテンツなど、サイトの特色を出すためにも、コンテンツを作っていくことをお勧めしています。

ただ、コンテンツ追加よりも求人情報を集める方が重要ですので、これは余裕が出てきてからでも良いかと思います。求人企業への職場インタビューや、求職者の声など、様々な読み物コンテンツが考えられます。

それらを充実していくことにより、サイトがより動いているというアピールにもなし、記事を読んでいる時間分、滞在時間も伸び、Googleにも評価の高いサイトへと成長させることが可能です。

今実際に読んでいただいているこのページも、読み物コンテンツと言えるでしょう。ここまで読んでいただいているという事は、少なくとも3分以上はこのページに滞在いただいており、またこのページから他の求人サイトを運用するためのノウハウを読んでいただければサイト内PV(サイト内でのページの行き来)が多くなり、それもまたGoogleから高評価を得ることが出来ます。

求人サイトに必要な人員体制のまとめ

上記での記述した通り、運営初期は営業が主な業務となります。

営業活動以外は、サイトにあまり拘束される必要がありません。ですので、人員体制としては、一人でも運用は十分に可能です。弊社のクライアント様でも一人で運用をしているケースが大変多く、月の売り上げで~100万円までは一人で営業及び、運用を行うことは可能となります。

毎月使える資金が限られている場合は一人での運用が可能で、毎月使える資金に余裕がある場合は、まず求人情報を集めるための営業活動に投下すべきという判断になります。

それがアウトソーシングなのか、社内で営業マンをかかえるのかは企業により考え方が異なりますが、このようにミニマムスタートからでも始められるということをこのページではご理解いただければと思います。

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